Manajemen Filing dan Tata Kelola Kantor
April 9, 2019
Jadwal Pelatihan Manajemen Filing dan Tata Kelola Kantor
| Tanggal | Tempat | Kota | | Belum ada jadwal terbaru |
DESCRIPTION
Manajemen filing dan tata kelola kantor merupakan hal keseharian yang bila tidak dikelola dengan baik dapat berubah menjadi masalah besar. Pada prinsipnya, manajemen filing dan pengelolaan kantor bermula dari pemilihan suatu sistem dasar, idealnya berdasarkan sistem 5S (lean office) yang pada praktiknya disesuaikan dengan kebutuhan. Selanjutnya pengelolaan arsip dan aset, dalam hal ini mencakup “master book” lokasi aset, status aset, penomoran aset, memiliki kesamaan dengan pengelolaan arsip. Hal yang dibedakan adalah pada manajemen filing dilakukan pula manajemen korespondensi.
Hal lain yang merupakan masalah utama adalah manajemen waktu diri dan atasan. Beragam situasi dalam konteks aktual merubah situasi normal menjadi kritis dan genting. Pendekatan mengatasi hal ini membutuhkan sentuhan smart-contingency, yang tentu saja berbeda untuk beragam situasi, hal mana hanya diperoleh dari pengalaman.
Pelatihan ini dirancang bagi mereka yang bertanggung jawab mengelola kantor, baik sebagai office manager, GA Officer, maupun sekretaris, sehingga dapat mengantisipasi dan menyesuaikan diri dengan lingkungan bisnis global yang penuh tuntutan, sesuai standar kompetensi dalam mengelola kantor, aset, arsip dan manajemen waktu agar mampu meningkatkan efektivitas, efisiensi dan profesionalitas kerja.
OBJECTIVE
- Menentukan standardisasi pengelolaan kantor sesuai implikasi yang diharapkan.
- Mengaplikasikan konsep 5S di tempat kerja.
- Mengidentifikasi tingkat urgensi dan confidentiality arsip sehingga memberikan perlakuan yang tepat terhadap tiap dokumen/arsip.
- Mengelola arsip sesuai jenis filing system di perusahaan masing-masing.
- Mengelola arsip secara digital sesuai sistem indeks dan abjad dalam filing.
- Membuat dan menerapkan SOP guna meningkatkan kinerja para karyawan, dalam kaitannya dengan divisi yang terkait.
- Menjadi Agent of Change dalam mengubah kebiasaan ketika menerapkan SOP baru.
- Mahir membuat rencana kerja pembuatan SOP dan sistem kearsipan perusahaan.
COURSE OUTLINE
1. Paradigma dan Filosofi Tata Kelola Kantor Modern
- Keunggulan bersaing di era informasi dan desain
- Efektivitas pengelolaan kantor dan hubungannya dengan manajemen manusia
- Efektivitas alur kerja dan tata-ruang kantor dalam pengelolaan produktivitas
- Standardisasi pengelolaan kantor Model Jepang vs Barat dan implikasinya
2. Prinsip Dasar Manajemen Filing dan Tata Kelola Kantor Berdasarkan 5S (5R)
- Membahas tentang konsep 5S, penerapannya di tempat kerja dan bagaimana sistem 5S bekerja
- Memahami makna pilar utama Seiri (Ringkas) dan Seiton (Rapi), Seiso (Resik) dan Shitsuke (Rawat)
- Memahami makna pilar utama Seiketsu (Rajin) dan integrasi kelima pilar serta studi kasus (Identifikasi dan Peningkatan Pemahaman)
3. Aturan (Pedoman) Umum Pengelolaan Arsip dan Inventaris Kantor
- 4 Level arsip dilihat dari unsur strategis bisnis : Strategic plan, SOP, Manual dan Usual-Business documents
- Latihan : Menentukan tingkat urgensi dan Confidentiality arsip
- Beragam bentuk arsip, perlakuannya dan tujuan penyimpanan arsip
- Jenis-jenis arsip dan cara penggolongannya
- Kewenangan sekretaris/pengelola arsip
- Bagaimana mengamankan arsip yang bersifat rahasia
4. Sistem Korespondensi dan Pengarsipan (Manajemen Arsip Dinamis)
- Membahas pengertian arsip, langkah-langkah pembuatan arsip, teknik mengelola arsip dan pemeliharaannya
- Membahas tentang tahapan filing yang baik dan jenis-jenis filing system yang tepat di perusahaan
- Electronic Filing, Document Management Software (system), Trend baru dan Model pelaksanaannya
5. Aspek Strategis dan Trend Ke Depan Manajemen Filing Modern : Penerapan E-Filing dan Document Management
- Trend terbaru : Electronic Filing dan Document Management dalam bisnis
- Beragam keunggulan dari Electronic Filing dan Document Management pada : penemuan arsip, penyusutan arsip, penilaian, pemindahan dan pemusnahan arsip
- Alur surat keluar dan surat masuk serta alih media termasuk media digital
- Sistem indeks dan abjad dalam filing
6. Pentingnya SOP dalam Bisnis : Pembuatan, Penerapan, Pelembagaan
- Pemahaman tentang pentingnya SOP, Benefit dan Cost-nya
- Sejarah terjadinya SOP terkait dengan pendekatan yang dipilih : Hirarki, Beda pendekatan = Beda istilah
- “Motivasi” & Urgensi dasar pembuatan SOP : Mendapatkan kelulusan sertifikasi
- Perbaikan proses (lebih ringkas/cepat/lengkap) serta peringkat kinerja dan service level
- Teknik melibatkan banyak stakeholder
- Pengaruh SOP guna peningkatan kinerja para karyawan, dalam kaitannya dengan divisi yang terkait
7. Modul VII : Change Management dalam Penerapan SOP Baru
- Penggunaan SIPOC review dalam Change Acceleration Process ala GE (Six Sigma)
- Mengubah habit atas SOP : Studi kasus (Gemba Kaizen) dan Walk the talk
- Diskusi kelompok tentang bentuk Action Plan yang mungkin bagi pelaksanaan di kelompok kerja masing-masing
- Menindak-lanjuti hasil diskusi kelompok dengan penentuan waktu pelaksanaannnya
8. Modul VIII : Latihan Pembuatan dan Finalisasi Rencana Kerja Pembuatan SOP dan Sistem Kearsipan Perusahaan
- Review ulang materi pelatihan dan rencana kerja
- Penugasan individu berdasarkan lingkup ruangan (corner and office)
- Latihan final dan presentasi kelompok membuat rencana kerja : Pembuatan tim, Rencana Gemba Kaizen, Rencana implementasi, Rencana pembudayaan
TRAINING METHOD
Presentasi
Diskusi
Studi kasus
Evaluasi
FACILITIES
Training Kit
Handout
Certificate
Lunch + 2x Coffee Breaks
Souvenir
Pick Up Participant (Yogyakarta)
