Electronik Filing and Document Management System

DESCRIPTIONS

• Apakah konvensional filing yang ada di perusahaan Anda sudah optimal?
• Apakah perusahaan Anda sudah membuat electronic filing yang efisien, dalam mengelola arsip dan dokumen yang ada?
• Apakah filing system yang diterapkan dalam perusahaan Anda sudah optimal, mudah ditemukan yang berkepentingan jika sewaktu-waktu diperlukan?
• Bagaimana mengorganisasikan semua arsip dan dokumen agar efektif, efisien, optimal dan dapat diakses dengan cepat dari mana saja, oleh siapa saja dan kapan saja?

Dokumen & arsip fisik yang telah ada saat ini, hanyalah sebagian kecil dari khazanah pengetahuan yang dimiliki perusahaan. Setelah suatu dokumen dianggap final, kita & para pengguna dokumen perlu mengetahui dokumen apa saja yang dianggap vital, penting & berguna. eFiling memudahkan proses review & edit dari beragam dokumen, serta memberikan Business Intelligence Information yang tidak hanya tepat, tetapi juga mudah dimengerti & ditindak-lanjuti.

Beberapa manfaat langsung eFiling:

• Mengurangi penggunaan formulir kertas & memastikan kelengkapan pengisian checklist & workflow.
• Mempermudah akses ke khazanah (central file) untuk menampilkan mockup, draft, process flowcharts, sketch, memo voice & video, arsip, rekaman, pengetahuan tertulis, Quality Manual, Standard Operating Procedures, Work Instruction.
• Mempermudah kerjasama (kolaborasi) antar pengguna yang tersebar di berbagai lokasi (pekerja kantor, lapangan, site dlsb) untuk mengubah & memperbaharui kurikulum, modul, bahan bacaan, kuis & ujian secara on-line.
• Mempermudah pengorganisasian pekerjaan individu maupun kelompok (memantau jadwal, target & hasil, baik di dalam kantor maupun di luar kantor; mengikuti rapat online; menyelesaikan to-do, mengorganisir notes & koleksi multimedia, memberikan tugas maupun menetapkan reminders, di mana saja, kapan saja).

 

OBJECTIVES

• Terampil menyusun serta mensosialisasikan kebijakan kearsipan elektronik (eFiling).
• Terampil menyusun prosedur pembuatan, review, edit, publikasi dokumen elektronik.
• Terampil menyusun kebijakan penyimpanan, pengkodean, indeks & lokasi arsip elektronik serta menjelaskan dengan gambling kepada karyawan, terutama kepada para profesional (insinyur, dll), sehingga mereka dapat menerima penjelasan (sosialisasi) secara bijaksana.
• Terampil menjabarkan hasil audit eFiling & menyusun langkah tindak lanjutnya.
• Paham tujuan, lingkup, tanggung jawab, aktifitas, proses & kompetensi yang harus dimiliki pengelola arsip profesional, baik arsip fisik maupun elektronik.
• Paham suka duka mengelola dokumen & arsip.

 

COURSE OUTLINE

Paradigma & Filosofi Electronic Filing & Document Management System

• Memahami perkembangan sistem arsip konvensional & elektronik.
• Membahas perbedaan antara karakteristik bisnis & implikasi terhadap sistem arsip elektronik: pemilihan database, keamanan (security level), GIS (Geo-tagging) & Fraud Prevention.
• Membahas permasalahan teknis dalam eFDM: metode, tata waktu, tata administrasi.
• Membahas aspek hukum & legal eFiling.
• VIDEO: Microsoft Future Technology, Database Choices, Distributed Architecture & Security.
• SHARING & DISKUSI KELOMPOK.

Sharing & Studi Kasus Mengenai Beragam Contoh Implementasi eFDM Di Sejumlah Sektor/Industri

• Membahas tren kebutuhan baru: akses via handheld & tablet.
• Membahas beragam contoh implementasi eFDM di sejumlah sektor/industri antara lain:
  • Kebutuhan akses dari sejumlah lokasi secara sekaligus.
  • Kebutuhan memudahkan pembiasaan melalui aplikasi office/word.
  • Kebutuhan menyimpan data gambar teknis.
  • Kebutuhan kemudahan mengakses dokumen elektronik yang sudah terlebih dahulu ada.
  • Kebutuhan mengakses & mengarsip email.
• VIDEO: Web, Word & AutoCAD Intergration, Import Existing Files, eMail Indexing.
• STUDI KASUS: membahas contoh di perbankan, keuangan, asuransi, manufaktur & kedokteran.

Langkah Implementasi 1: Pembenahan Arsip Fisik

• Memahami kategori & klasifikasi dokumen.
• Memahami indeks & kode arsip.
• Memahami hak akses (public & non-public), map of location & PiC.
• Membahas peluang implementasi Barcoding, RFID & GIS dalam sistem arsip fisik.
• Membahas penyusutan dokumen secara bertahap.
• TIPS & TRICKS: membahas pemakaian filing cabinet dengan baik & benar.
• TIPS & TRICKS: membahas indeks, klasifikasi, kode & PiC, lokasi & akses.
• TIPS & TRICKS: membahas contoh produk penyimpanan (compacto & pronto).
• TIPS & TRICKS: membahas contoh produk penyusutan arsip (ideal).

Langkah Implementasi 2: Migrasi Ke Efiling

• Memahami alat bantu Self-Audit & 5S/5R Patrol: Daftar Induk Dokumen, Daftar Tipe Dokumen, Daftar PiC, Daftar Lokasi Penyimpanan.
• Membahas implementasi elektronik dari indeks, klasifikasi, kode & PiC, lokasi & akses.
• VIDEO: Attribute linking, Reference File Management, Sending Links Not Documents, Version Control.
• SIMULASI: membahas kasus implementasi eFDM secara step-by-step.
• SIMULASI: menerapkan prinsip sistem arsip elektronik dengan Excel, eFiling & DMS.
• TIPS & TRICKS: menggunakan Self-Audit & 5S/5R Patrol: Daftar Induk Dokumen, Daftar Tipe Dokumen, Daftar PiC, Daftar Lokasi Penyimpanan.
• TIPS & TRICKS: membahas produk konversi: high-speed scanner (DR), kamera, handycam.

Quick Win 1

• Membahas konsep pencarian menurut keyword & metadata.
• Meningkatkan komunikasi & membangun trust dengan peningkatan interaksi antar user & lintas komunitas.
• VIDEO: Content Searching, Knowledge Groups, eTransmittals, GoogleDocs, Google Calendar.
• TIPS & TRICKS: membahas teknik Social Media untuk meningkatkan interaksi.

Quick Win 2

• Memahami sistem otentikasi: konvensional, watermark, digital signature.
• Membahas kemudahan pengecekan serta ketelitian tinggi dalam modul Optical Character Recoqnition untuk mendeteksi perubahan & pemalsuan.
• Membahas penyelarasan proses kerja dengan worklow & sistem otorisasi elektronik
• VIDEO: Project Wizard, Workflow, RImage (Replicator, Duplicator, Protector).
• TIPS & TRICKS: menjaring informasi dengan on-line survey.

Fraud Prevention & Risk Management

• Membahas konsep dasar manajemen resiko.
• Membahas keterkaitan dengan sistem manajemen resiko & permasalahan dalam sistem arsip konvensional.
• Membahas integrasi dengan sistem informasi publik: catatan sipil, daftar debitur, otoritas pajak, public records.
• SHARING & DISKUSI KELOMPOK.
• SIMULASI: menggunakan Open Source Software (OSS) sebagai modul kolaborasi (video conferencing) dalam eFDM.
• SIMULASI: menggunakan Open Source Software (OSS) sebagai modul manajemen identitas (single signage) dalam eFDM.

Disaster Recovery & Business Continuity

• Memahami sistem kontinuitas bisnis: konvensional, remote site, cloud.
• Membahas berbagai hal yang harus dipersiapkan sebelum implementasi dan/atau perubahan sistem arsip.
• Membahas rencana implementasi sistem arsip baru (perubahan sistem) untuk memperbaiki security & ease-of-use.
• SHARING & DISKUSI KELOMPOK.
• SIMULASI: menggunakan Open Source Software (OSS) sebagai modul manajemen proyek (redmine), pengetahuan (wiki) & live feed (RSS, Snaplogic) dalam eFDM.

 

PARTICIPANTS

IT, Sekretaris, Pimpinan Proyek, Office Manager, Office Administration.

 

TRAINING METHOD

Presentation

Discussion

Case Study

Evaluation

 

FACILITIES

Training Kit

Handout

Certificate

Lunch

2 X Coffee Break

Souvenir

Pick Up Participants

 TRAINING FEE